Почему в 1С неправильная себестоимость и как это исправить

Когда я провожу диагностику в производственную компанию, я всегда прошу показать отчёт по себестоимости. И почти всегда вижу одну и ту же картину: цифры есть, но они не отражают реальность. Компания продаёт, считает, что зарабатывает, а деньги уходят неизвестно куда.

Чаще всего проблема в одном: технологические потери не учитываются в себестоимости. Или учитываются, но неправильно.
В этой статье я расскажу, что такое технологические потери, почему они искажают себестоимость и как правильно настроить их учёт в 1С:ERP и 1С:КА.

Что такое технологические потери и почему они важны

Технологические потери - это неизбежные потери сырья и материалов, которые возникают в процессе производства. Усушка рыбы при копчении, утруска песка при сушке, потери в трубопроводах при перекачке жидкостей, отходы при раскрое ткани - всё это технологические потери.

С точки зрения налогового учёта, технологические потери признаются материальными расходами (пп. 3 п. 7 ст. 254 НК РФ) . Это значит, что их можно включать в себестоимость продукции и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. Но только если они действительно обусловлены технологическими особенностями производства.

Однако многие компании либо не учитывают их вовсе, либо учитывают неправильно. В результате себестоимость искажается, налоги завышаются, а управленческие решения принимаются на основе неверных данных.

Где чаще всего ошибаются

Ошибка 1. Технологические потери не доходят до себестоимости
Самая частая ситуация. Потери списываются отдельно, но не распределяются на себестоимость выпущенной продукции. В результате затраты остаются на счёте 20 «Основное производство» и не участвуют в расчёте себестоимости .

Ошибка 2. Потери списываются, но остаются «висеть» на счёте 20
Причина - неправильная настройка статьи расходов. Если в статье выбран вариант распределения «Не распределять» или «На прочие расходы», потери не попадут в себестоимость.

Ошибка 3. Отрицательные остатки в регистре себестоимости
Когда документ «Внутреннее потребление» списывает материалы, но на складе нет оперативного остатка, в регистре себестоимости могут образоваться отрицательные остатки. Это приводит к ошибкам при закрытии месяца.

Ошибка 4. Задвоение себестоимости
Возвратные отходы (обрезь, которые можно использовать снова) приходуются отдельным поступлением, а не как результат переработки. Технологические потери не приходуются в оборот, а возвратные отходы нужно отражать как отдельный результат переработки.

Как правильно настроить учёт технологических потерь в 1С

Процесс состоит из трёх этапов: предварительная настройка, оформление потерь и распределение на себестоимость.

1. Включите функционал «Внутреннее потребление»
Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» - «Настройка НСИ и разделов». В блоке «Склад и доставка» найдите группу «Внутреннее товародвижение» и установите флажок «Внутреннее потребление».
Без этого документа «Внутреннее потребление товаров» будет недоступен.

2. Создайте номенклатуру для технологических потерь
В справочнике «Номенклатура» создайте элемент, который будет использоваться для отражения технологических потерь. Рекомендую создать отдельный вид номенклатуры, например «Технологические потери» или «Отходы производства». Это упростит аналитику в отчётах.

3. Настройте статью расходов
Создайте статью расходов, например «Технологические потери (нормативные)». Ключевые настройки:

• Вид расхода - «Производственные» (или «Материальные»)
• Вариант распределения - «На производственные затраты» или «На себестоимость производства (распределяемые)»
• Способ распределения - выберите базу: по объёму выпуска, по стоимости материалов, по зарплате, по выручке. Это зависит от вашей методологии учёта
• Объект распределения - номенклатура продукции, передел или подразделение

4. Оформите потери документом «Внутреннее потребление»
Перейдите в раздел «Склад и доставка» - «Внутреннее товародвижение» - «Внутренние документы (все)» и создайте новый документ .
Выберите операцию «Списание на расходы». На закладке «Товары» укажите :

• Номенклатуру - позицию, которую вы создали для потерь
• Количество - фактический объём потерь
• Статью расходов - ту статью, которую вы настроили с вариантом распределения «На производственные затраты»

5. Распределите потери на себестоимость
При выполнении процедуры «Закрытие месяца» будет создан документ «Распределение расходов на себестоимость продукции», в котором стоимость технологических потерь распределяется на себестоимость продукции согласно настройкам статьи расходов .
Этот документ входит в регламентную операцию «Закрытие месяца». Чтобы он создался автоматически, нужно правильно настроить этапы закрытия месяца.

Альтернативный подход: через спецификацию

Вместо отдельного списания потерь можно закладывать их в спецификацию. Если для получения 1000 кг готовой продукции нужно 1110 кг сырья (с учётом 10% потерь), в спецификации указывается расход сырья 1,11 кг на 1 кг продукции .
Этот подход проще, но имеет ограничения. Он позволяет учесть потери, но не даёт возможности анализировать отклонения плановых и фактических потерь. Если вам важно видеть, где и сколько теряется, лучше использовать отдельный учёт потерь через «Внутреннее потребление».

Что будет, если не учитывать технологические потери

Искажённая себестоимость. Вы не знаете реальную стоимость произведённой продукции. Отчёты показывают прибыль, а денег нет.
Завышенные налоги. Если потери не включены в себестоимость, они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. А могли бы.
Потеря управляемости. Вы не видите, где и сколько теряется сырья. Не можете принять решение о модернизации оборудования, потому что не знаете, где потери реальны.
Неверные управленческие решения. Когда вы не знаете реальной себестоимости, вы не можете правильно ценообразовывать, оценивать рентабельность продуктов и принимать стратегические решения.

Как мы это делаем на практике

Мы не раз сталкивались с компаниями, где технологические потери не были учтены в себестоимости. В одном из проектов производственная компания теряла 500 000 ₽ в месяц на «нормативных» списаниях, которые не учитывали реальные потери. После того как мы настроили учёт потерь через «Внутреннее потребление» и распределение на себестоимость, компания увидела реальную себестоимость и смогла принять решения о модернизации оборудования.
В другой компании пищевого производства потери при сушке сырья списывались один раз в месяц, без привязки к выпуску. Мы настроили автоматическое списание потерь при закрытии смены - и прозрачность расхода сырья стала 100%.

Что делать, если вы не уверены в своих настройках
Начните с проверки. Выберите один продукт и проследите путь сырья: от закупки до выпуска. Посчитайте, сколько сырья должно быть списано по норме, и сравните с фактическими остатками.
Если цифры не сходятся - значит, есть проблема.